Laatst bijgewerkt: 12 oktober 2026

1. Wie zijn wij?

Qualitri VZW hecht veel belang aan de bescherming van de persoonsgegevens van haar klanten, deelnemers en hun ouders of wettelijke vertegenwoordigers.

In dit privacybeleid leggen wij uit welke persoonsgegevens wij verwerken, voor welke doeleinden wij dit doen, met welke partijen wij gegevens delen en welke rechten u heeft.

Wij verwerken persoonsgegevens overeenkomstig de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR, Verordening (EU) 2016/679), de Belgische wet van 30 juli 2018 en de overige toepasselijke regelgeving.

De verwerkingsverantwoordelijke is:

Qualitri VZW
Blauwesteenstraat 110, unit M
2550 Kontich
Ondernemingsnummer: BE 0736.582.267
E-mail: [email protected]
Website: www.qualitri.be

Voor vragen over de verwerking van persoonsgegevens kan u contact opnemen via [email protected].

2. Welke persoonsgegevens verwerken wij?

Afhankelijk van de diensten waarvan u gebruikmaakt, kunnen wij de volgende persoonsgegevens verwerken.

Gegevens van ouders en wettelijke vertegenwoordigers

• Voornaam en familienaam.
• Adresgegevens.
• E-mailadres en telefoonnummer.
• Account- en inschrijvingsgegevens.
• Betalings- en facturatiegegevens.
• Communicatie met Qualitri.

Gegevens van deelnemers

• Voornaam en familienaam.
• Geboortedatum en leeftijd.
• Inschrijving, activiteit, locatie en lesniveau.
• Deelnamegegevens en relevante informatie voor de begeleiding.
• Noodzakelijke contactgegevens voor noodsituaties.
• Relevante medische aandachtspunten, zoals allergieën of gezondheidsinformatie die noodzakelijk zijn voor een veilige deelname.

Gegevens voor administratieve en wettelijke verplichtingen

Wanneer dit wettelijk noodzakelijk is, kunnen aanvullende identificatiegegevens worden verwerkt voor het opmaken van fiscale attesten.

Rijksregisternummers worden uitsluitend verwerkt wanneer en voor zover dit noodzakelijk en wettelijk toegestaan is, bijvoorbeeld voor het opmaken van de toepasselijke fiscale attesten.

Gegevens van scholen en organisaties (sportdagen)

• Naam van de school of organisatie en van de contactpersoon.
• E-mailadres en eventueel telefoonnummer.
• De inhoud van uw aanvraag en offerte, zoals gewenste datum, locatie, aantal kinderen en leeftijdsgroepen.

Voor een sportdag vragen wij geen individuele gegevens van leerlingen, enkel globale informatie die nodig is om het programma en de offerte op te stellen.

Gegevens van websitebezoekers

Afhankelijk van uw cookievoorkeuren en het gebruik van onze website kunnen technische gegevens worden verwerkt, waaronder:

• IP-adres.
• Browser- en apparaatgegevens.
• Cookie-identificatoren.
• Informatie over bezochte pagina's en interacties.
• Gegevens die u zelf invoert in formulieren.

Meer informatie hierover vindt u in ons cookiebeleid.

3. Waarom verwerken wij persoonsgegevens?

3.1. Inschrijvingen en organisatie van activiteiten

Wij verwerken de noodzakelijke gegevens van ouders en deelnemers om:

• Inschrijvingen te registreren en te beheren.
• Zwemlessen, sportlessenreeksen en kampen te organiseren.
• Groepen samen te stellen en deelnemers in te plannen.
• Ouders te informeren over lessen, activiteiten en eventuele wijzigingen.
• De dienstverlening administratief en praktisch op te volgen.

De rechtsgrond voor de verwerking van gewone persoonsgegevens is de uitvoering van de overeenkomst, voor zover de verwerking daarvoor noodzakelijk is.

3.2. Medische gegevens en veiligheidsinformatie

Bij het aanmaken van een profiel en het inschrijven van een deelnemer via Kampadmin worden persoonsgegevens verwerkt die noodzakelijk zijn voor het beheren van de inschrijving en de organisatie van de betrokken activiteit.

Daarnaast kan Qualitri bepaalde medische aandachtspunten opvragen die relevant zijn voor de veiligheid en begeleiding van de deelnemer, zoals ernstige allergieën of specifieke gezondheidsrisico's.

Qualitri beperkt deze gegevens tot wat redelijkerwijs noodzakelijk is voor het betrokken doel.

Medische gegevens worden niet voor promotionele doeleinden verwerkt.

Gezondheidsgegevens zijn bijzondere persoonsgegevens in de zin van artikel 9 AVG. Voor de verwerking is naast een geldige grondslag onder artikel 6 AVG ook een toepasselijke uitzondering onder artikel 9 AVG noodzakelijk.

Waar de verwerking gebaseerd is op uitdrukkelijke toestemming, wordt deze afzonderlijk en aantoonbaar gevraagd. Het gebruik van Kampadmin verandert niets aan deze verplichting.

De toegang tot deze informatie wordt beperkt tot bevoegde medewerkers die de gegevens nodig hebben voor de veilige organisatie en begeleiding.

Medische gegevens worden niet langer bewaard dan noodzakelijk voor hun doel, tenzij een gerechtvaardigde en wettelijk toegestane reden voor langere bewaring bestaat.

Wanneer noodzakelijke veiligheidsinformatie niet wordt verstrekt, beoordeelt Qualitri in overleg met de ouder of wettelijke vertegenwoordiger welke maatregelen voor veilige deelname mogelijk zijn.

3.3. Betalingen, facturatie en fiscale attesten

Wij verwerken de noodzakelijke persoonsgegevens voor:

• Het opvolgen van betalingen.
• Het bijhouden van de boekhouding.
• Het opmaken van betalingsbewijzen en fiscale documenten.
• Het naleven van wettelijke administratieve verplichtingen.

De rechtsgronden zijn de uitvoering van de overeenkomst en, waar van toepassing, het naleven van wettelijke verplichtingen.

Betalingen kunnen verwerkt worden via een externe betalingsdienstaanbieder. Qualitri bewaart niet zelf de volledige betaalkaartgegevens wanneer deze rechtstreeks door de betalingsdienstaanbieder worden verwerkt.

3.4. Contact, klantenservice en sportdagen

Wanneer u contact met ons opneemt, verwerken wij de gegevens die noodzakelijk zijn om uw vraag te beantwoorden en uw dossier op te volgen.

Wanneer een school of organisatie via het formulier op onze website een offerte voor een sportdag aanvraagt, verwerken wij de ingevulde gegevens om de aanvraag te beantwoorden, een offerte op te stellen en de sportdag praktisch voor te bereiden en op te volgen. De rechtsgrond is het nemen van precontractuele maatregelen op uw verzoek en, nadien, de uitvoering van de overeenkomst. Voor het formulier vragen wij uw instemming met het gebruik van uw gegevens voor het beantwoorden van uw aanvraag.

Afhankelijk van de aard van het contact gebeurt dit op basis van de uitvoering van de overeenkomst of ons gerechtvaardigde belang om vragen en klachten zorgvuldig te behandelen.

3.5. Nieuwsbrief en promotionele communicatie

Wanneer u zich inschrijft voor onze nieuwsbrief, verwerken wij uw naam en e-mailadres om u informatie te bezorgen over activiteiten, acties en nieuws van Qualitri.

Voor marketingcommunicatie waarvoor toestemming vereist is, vragen wij uw voorafgaande toestemming.

U kan zich op ieder moment uitschrijven via de afmeldlink in onze e-mails of door contact op te nemen met [email protected].

De inschrijving voor onze nieuwsbrief is niet verplicht om deel te nemen aan de activiteiten.

3.6. Foto's en video's

Tijdens zwemlessen, kampen en andere activiteiten kunnen foto's of video's worden gemaakt.

Wij maken een onderscheid tussen beeldmateriaal dat noodzakelijk is voor een gerechtvaardigd intern of organisatorisch doel, en beeldmateriaal dat wordt gemaakt of gebruikt voor publieke communicatie of promotie.

Voor herkenbare gerichte beelden waarvoor toestemming vereist is, vragen wij deze vooraf op een afzonderlijke en aantoonbare wijze.

Bij promotioneel gebruik kan het bijvoorbeeld gaan om:

• Foto's en video's op de website van Qualitri.
• Berichten op Facebook en Instagram.
• Promotionele video's.
• Advertenties en andere marketingcampagnes.

Toestemming voor promotioneel beeldgebruik is vrijwillig en staat los van de aanvaarding van de algemene voorwaarden.

Bij de verwerking van beelden van minderjarigen houden wij rekening met hun rechten, leeftijd en onderscheidingsvermogen en de bevoegdheid van ouders of wettelijke vertegenwoordigers.

Een toestemming kan worden ingetrokken. Wij behandelen verzoeken om verwijdering of stopzetting van het gebruik overeenkomstig de toepasselijke wetgeving.

3.7. Websitebeveiliging

Wij kunnen technische gegevens verwerken om onze website en formulieren te beveiligen tegen misbruik, spam en onbevoegde toegang.

Hiervoor kunnen wij onder meer gebruikmaken van beveiligingstechnologieën zoals Google reCAPTCHA.

De verwerking wordt beperkt tot wat noodzakelijk is voor de beveiliging, met respect voor de toepasselijke privacy- en cookieregels.

Voor zover wij ons beroepen op een gerechtvaardigd belang, gaat het om het beschermen van de veiligheid, beschikbaarheid en integriteit van de website en onze systemen, na afweging van de betrokken belangen.

3.8. Websiteanalyse en advertenties

Met uw voorafgaande toestemming, waar vereist, kunnen wij gebruikmaken van:

• Microsoft Clarity voor inzicht in websitegebruik.
• Jetpack-statistieken en WooCommerce Analytics voor bezoekersstatistieken.
• Meta-pixel voor het meten en verbeteren van advertenties.
• Andere analysetechnologieën die uitdrukkelijk in ons cookiebeleid vermeld worden.

Hierbij kunnen online identificatoren en gegevens over het gebruik van de website worden verwerkt.

Waar mogelijk worden deze gegevens geaggregeerd of gepseudonimiseerd.

Niet-noodzakelijke cookies en vergelijkbare trackers worden niet geactiveerd voordat de vereiste toestemming is verkregen.

Meer informatie vindt u in ons cookiebeleid.

4. Met wie delen wij uw persoonsgegevens?

Qualitri verkoopt geen persoonsgegevens.

Wij delen gegevens uitsluitend wanneer dat noodzakelijk is voor de uitvoering van onze diensten, onze administratie, de beveiliging van onze systemen of het naleven van wettelijke verplichtingen.

Afhankelijk van de betrokken verwerking kunnen gegevens worden gedeeld met:

• Kampadmin: voor het online inschrijvings- en administratieproces.
• Websitehosting, netwerk- en technische dienstverleners, waaronder Cloudflare en content delivery networks voor scripts, lettertypen en afbeeldingen: voor het functioneren, beveiligen en onderhouden van de website. Hierbij worden technische gegevens zoals uw IP-adres verwerkt.
• Betalingsdienstaanbieders: voor de verwerking van betalingen.
• Boekhouder en bevoegde overheidsinstanties: voor wettelijke en administratieve verplichtingen.
• Communicatie- en e-maildiensten: voor contractuele berichten en, waar toegestaan, nieuwsbrieven.
• CookieYes: voor het beheren en registreren van cookievoorkeuren.
• Microsoft: wanneer Microsoft Clarity overeenkomstig uw toestemming wordt gebruikt.
• Meta: wanneer Meta-pixel en bijbehorende technologieën overeenkomstig uw toestemming worden gebruikt.
• Google: wanneer Google-diensten, waaronder reCAPTCHA, worden gebruikt.
• Automattic: voor de gebruikte Jetpack-functionaliteiten.

Afhankelijk van de dienst kunnen deze partijen optreden als verwerker, zelfstandig verwerkingsverantwoordelijke of, indien van toepassing, gezamenlijk verwerkingsverantwoordelijke.

Waar wettelijk vereist, worden passende overeenkomsten en afspraken over de gegevensverwerking gesloten.

Gegevens worden niet aan externe partijen verstrekt voor doeleinden die onverenigbaar zijn met de oorspronkelijke verwerking, tenzij daarvoor een passende wettelijke grondslag bestaat.

Qualitri maakt gebruik van Kampadmin voor het beheer van inschrijvingen, deelnemersprofielen, betalingen, attesten en bijbehorende administratieve processen.

Voor de verwerking van persoonsgegevens van deelnemers en klanten in opdracht van Qualitri treedt Kampadmin op als verwerker. Qualitri blijft verwerkingsverantwoordelijke voor de verwerking die zij via dit systeem organiseert.

Kampadmin maakt zelf gebruik van technische dienstverleners en subverwerkers.

Volgens de publiek beschikbare informatie van Kampadmin bevindt de vermelde serverinfrastructuur zich in de EU. Voor bepaalde ondersteunende diensten, waaronder e-mailverwerking via Postmark, kan ook verwerking buiten de Europese Economische Ruimte plaatsvinden.

Qualitri ziet erop toe dat voor deze verwerkingen passende contractuele afspraken en, waar noodzakelijk, geldige waarborgen voor internationale gegevensdoorgiften bestaan.

5. Doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte

Sommige leveranciers van Qualitri kunnen gegevens verwerken buiten de Europese Economische Ruimte.

Wanneer persoonsgegevens buiten de EER worden doorgegeven, gebeurt dit uitsluitend overeenkomstig hoofdstuk V van de AVG.

Afhankelijk van de betrokken leverancier en doorgifte kan dit gebeuren op basis van een adequaatheidsbesluit van de Europese Commissie, waaronder het EU-VS Data Privacy Framework voor daarvoor gecertificeerde organisaties, of op basis van passende waarborgen zoals standaardcontractbepalingen.

Qualitri beoordeelt per leverancier welke doorgiftegrond daadwerkelijk van toepassing is.

Er wordt geen algemene garantie gegeven dat iedere Amerikaanse leverancier automatisch onder het EU-VS Data Privacy Framework valt.

Informatie over de toepasselijke waarborgen kan worden opgevraagd via [email protected].

6. Hoelang bewaren wij uw persoonsgegevens?

Wij bewaren persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk is voor het doel waarvoor ze werden verzameld, tenzij een wettelijke verplichting een langere bewaartermijn voorschrijft.

Inschrijvingsgegevens

Deze worden bewaard zolang noodzakelijk voor de uitvoering en administratieve opvolging van de activiteit en voor eventuele contractuele of wettelijke verplichtingen.

Accountgegevens

Deze worden bewaard zolang het account actief wordt gebruikt en zolang de verdere bewaring noodzakelijk is voor gerechtvaardigde administratieve doeleinden. Bij een verzoek tot verwijdering wordt beoordeeld welke gegevens kunnen worden gewist en welke wettelijk moeten worden behouden.

Medische aandachtspunten

Deze gegevens worden beperkt bewaard tot de periode waarin zij noodzakelijk zijn voor de veilige organisatie en opvolging van de betrokken activiteit, behoudens wanneer een langere bewaring noodzakelijk en gerechtvaardigd is, bijvoorbeeld in verband met een gemeld ongeval of een juridisch geschil.

Boekhoudkundige en fiscale gegevens

Boekhoudkundige stukken, facturen en andere documenten waarop de Belgische btw-bewaarplicht van toepassing is, worden gedurende de wettelijk voorgeschreven termijn van tien jaar bewaard.

Voor andere fiscale en administratieve documenten gelden de daarop toepasselijke wettelijke bewaartermijnen.

Voor andere persoonsgegevens wordt de bewaartermijn beperkt tot wat noodzakelijk is voor het doel van de verwerking.

Communicatie en klachten

Deze worden bewaard zolang noodzakelijk voor de behandeling en opvolging van de betrokken vraag of klacht, en waar nodig voor het behandelen van een mogelijk geschil.

Nieuwsbriefgegevens

Deze worden verwerkt zolang de betrokkene geldig ingeschreven blijft voor de nieuwsbrief, met respect voor de toepasselijke regels inzake intrekking van toestemming en gegevensminimalisatie.

Foto's en video's

Deze worden bewaard zolang dit noodzakelijk en rechtmatig is voor het vooraf bepaalde doel. Bij intrekking van toestemming of een verzoek tot verwijdering wordt beoordeeld welke verdere verwerking nog rechtmatig is.

Websitegegevens en cookies

Voor de bewaartermijnen van cookies en vergelijkbare technologieën verwijzen wij naar het cookiebeleid.

7. Wat zijn uw rechten?

Binnen de voorwaarden van de AVG heeft u het recht om:

• Uw persoonsgegevens in te zien en een kopie te verkrijgen.
• Onjuiste persoonsgegevens te laten verbeteren.
• Uw persoonsgegevens te laten verwijderen wanneer daarvoor een wettelijke grond bestaat.
• De verwerking van uw gegevens te laten beperken.
• Bezwaar te maken tegen bepaalde verwerkingen.
• Uw gegevens over te dragen wanneer aan de wettelijke voorwaarden is voldaan.
• Een eerder gegeven toestemming in te trekken, zonder dat dit afbreuk doet aan de rechtmatigheid van de verwerking vóór de intrekking.

U kan uw verzoek richten aan [email protected].

Wij beantwoorden uw verzoek zonder onredelijke vertraging en in beginsel uiterlijk binnen één maand na ontvangst. Wanneer de AVG dit toestaat, kan deze termijn met maximaal twee bijkomende maanden worden verlengd. In dat geval informeren wij u tijdig.

Wanneer nodig kunnen wij aanvullende informatie vragen om uw identiteit of uw bevoegdheid als vertegenwoordiger te controleren.

Wij behandelen verzoeken in beginsel kosteloos, behoudens de uitzonderingen waarin de AVG voorziet.

8. Persoonsgegevens van minderjarigen

Onze activiteiten zijn voornamelijk gericht op kinderen en jongeren.

Inschrijvingen verlopen via een ouder of daartoe bevoegde wettelijke vertegenwoordiger.

Wij verwerken persoonsgegevens van minderjarigen uitsluitend wanneer dit noodzakelijk en rechtmatig is.

Bijzondere aandacht wordt besteed aan:

• Het beperken van de gevraagde gegevens.
• Het beschermen van medische en andere gevoelige informatie.
• Het beperken van de toegang tot persoonsgegevens.
• Het respecteren van het recht op afbeelding.
• Het bewaren van gegevens gedurende een passende termijn.

Voor toestemmingen die betrekking hebben op kinderen houden wij rekening met de toepasselijke leeftijds- en bevoegdheidsregels en, wanneer relevant, met het onderscheidingsvermogen van de minderjarige.

9. Beveiliging van persoonsgegevens

Qualitri neemt passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, ongeoorloofde toegang, vernietiging, ongewenste wijziging en onrechtmatige verwerking.

Toegang tot persoonsgegevens wordt beperkt tot personen die deze gegevens nodig hebben om hun taken uit te voeren.

Wij besteden daarbij bijzondere aandacht aan de bescherming van gegevens van minderjarigen en medische informatie.

10. Cookies

Onze website gebruikt cookies en vergelijkbare technologieën.

Voor niet-noodzakelijke cookies en trackers vragen wij vooraf toestemming wanneer dit wettelijk vereist is.

Via de cookiebanner en de link 'Cookie-instellingen' kan u uw voorkeuren beheren en uw toestemming intrekken.

Meer informatie is beschikbaar op www.qualitri.be/cookiebeleid.

11. Klachten

Wanneer u vragen of klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens, kan u in eerste instantie contact opnemen met Qualitri via [email protected].

U heeft eveneens het recht om een klacht in te dienen bij de bevoegde toezichthoudende autoriteit.

Gegevensbeschermingsautoriteit
Drukpersstraat 35
1000 Brussel
Website: www.gegevensbeschermingsautoriteit.be
E-mail: [email protected]

Het recht om een gerechtelijke procedure in te stellen blijft behouden.

12. Wijzigingen aan dit privacybeleid

Qualitri kan dit privacybeleid aanpassen wanneer haar dienstverlening, gegevensverwerking of de toepasselijke wetgeving wijzigt.

De meest recente versie wordt gepubliceerd op www.qualitri.be/privacybeleid.

Bij wezenlijke wijzigingen wordt, wanneer wettelijk vereist, aanvullende informatie verstrekt of nieuwe toestemming gevraagd.

Qualitri VZW
www.qualitri.be
[email protected]